Prozessautomatisierung

Automatisierung verändert die Arbeitsweise von Organisationen. Unternehmen, die die richtigen Prozesse automatisieren, arbeiten schneller, machen weniger Fehler und ermöglichen es ihren Mitarbeitenden, sich auf wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Dieser Artikel erklärt, was Prozessautomatisierung ist, welche Haupttypen es gibt und wie Sie sie in Ihrer Organisation einsetzen können.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie, um wiederholbare Aufgaben mit minimalem menschlichem Eingriff auszuführen. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass Menschen jeden Schritt manuell auslösen, ausführen und verfolgen, übernimmt die Automatisierung die Arbeit, konsistent und in großem Maßstab.

Im Kern folgt die Automatisierung einer einfachen Logik: Regeln definieren, Systeme verbinden und die Software den Rest erledigen lassen. Das Ergebnis ist ein schnellerer, besser vorhersehbarer Prozess, der jedes Mal auf die gleiche Weise abläuft. Siehe die Definition in unserem BPM-Glossar.

Prozessautomatisierung im Geschäftskontext verstehen

Im Geschäftskontext bedeutet Prozessautomatisierung, Menschen, Daten und Systeme so zu verbinden, dass die Arbeit automatisch zwischen den Schritten fließt, ohne manuelle Übergaben, die den Ablauf verlangsamen. Sie verringert die Zeit, die Mitarbeitende mit Aufgaben von geringem Wert verbringen, und gibt Führungskräften Echtzeit-Einblicke in den Arbeitsfortschritt.

Automatisierung ist jedoch keine Abkürzung für schlechtes Prozessdesign. Bevor Sie automatisieren, müssen Sie den zugrunde liegenden Geschäftsprozess verstehen und optimieren, einschließlich seiner Standardarbeitsanweisungen und Workflows. Wenn der Prozess unklar oder fehlerhaft ist, beschleunigt die Automatisierung das Problem nur. Die berühmte Warnung gilt immer noch: Wenn Sie ein Chaos automatisieren, erhalten Sie ein automatisiertes Chaos.

Deshalb beginnen erfolgreiche Organisationen damit, ihre Prozesse abzubilden, zu dokumentieren und zu verfeinern, bevor sie Automatisierungstools einsetzen. Business Process Management bietet den Rahmen dafür: Es gibt Teams eine strukturierte Möglichkeit zu verstehen, wie Arbeit wirklich abläuft, bevor entschieden wird, was automatisiert werden soll.

„Wenn Sie ein Chaos automatisieren, erhalten Sie ein automatisiertes Chaos.“

Gluu ist keine Prozessautomatisierungsplattform. Es ist eine Plattform, um Arbeit zu verstehen, zu orchestrieren und zu verbessern, und damit alles, was Prozessautomatisierung, wie in diesem Artikel beschrieben, ermöglicht.

„Mit der Gluu-Plattform sind wir in der Lage, neue Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, da es einfacher ist, unsere funktionsübergreifenden Prozesse von der ersten Auftragsannahme bis hin zur Produktion zu verstehen und zu optimieren.“ Fall lesen

Jakob Lund,
Betriebsleiter, superfos

Beispiele für Prozessautomatisierung

Automatisierung ist in praktisch jeder Geschäftsfunktion anwendbar. Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle:

HR (Onboarding neuer Mitarbeitender): Automatisierte Workflows senden Willkommens-E-Mails, richten Konten ein, weisen Schulungen zu und planen Einführungsbesprechungen. Alles wird ausgelöst, sobald neue Mitarbeitende im System angelegt werden.

Finanzen (Rechnungsverarbeitung): Eingehende Rechnungen werden gescannt, mit Bestellungen abgeglichen und automatisch zur Genehmigung weitergeleitet. Nur Ausnahmen erfordern eine menschliche Überprüfung.

Kundenservice (Chatbots und Ticket-Routing): Automatisierte Systeme bearbeiten häufige Kundenanfragen sofort und leiten komplexe Probleme an die richtige Ansprechperson weiter, wodurch die Antwortzeiten erheblich verkürzt werden.

IT (Zugriffsmanagement): Wenn Mitarbeitende eintreten oder ausscheiden, werden Zugriffsrechte automatisch anhand ihrer Rolle gewährt oder entzogen, wodurch das Risiko manueller Fehler eliminiert wird.

Betrieb (Lieferkette): Auslöser für Nachbestellungen, Updates zur Sendungsverfolgung und Lieferantenbenachrichtigungen können alle ohne manuellen Eingriff ablaufen, sodass die Lieferkette in Echtzeit in Bewegung bleibt.

Fertigung (Produktionsprozesse): Automatisierte Qualitätskontrollen, Maschinenplanung und digitale Arbeitsanweisungen verringern Ausfallzeiten und verbessern die Konsistenz in der Produktionshalle. Erfahren Sie, wie eine Fabrik die Papierarbeit durch digitale Prozessautomatisierung vollständig eliminierte.

Das folgende Video zeigt, wie Prozessautomatisierung in der Praxis funktioniert und wie Gluu Organisationen dabei hilft, ihre Prozesse, Menschen und Tools zu verbinden, um die Automatisierung nachhaltig zu gestalten.

Was sind die 4 Typen der Automatisierung?

Automatisierung ist keine Einheitslösung. Verschiedene Automatisierungstypen lösen unterschiedliche Probleme, und die Wahl des richtigen Typs ist entscheidend. Hier sind die vier Hauptkategorien.

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)

Die Geschäftsprozessautomatisierung konzentriert sich auf die Optimierung von End-to-End-Workflows über Abteilungen hinweg. Sie ersetzt manuelle Koordination (E-Mails, Telefonanrufe, Tabellenkalkulationen) durch automatisiertes Routing, Benachrichtigungen und Genehmigungen. Häufige Anwendungsfälle sind Onboarding, Vertragsmanagement und Compliance-Berichterstattung.

Robotic Process Automation (RPA)

RPA verwendet Software-„Roboter“, um menschliche Aktionen an einem Computer nachzuahmen: Klicken, Kopieren, Einfügen und Eingeben von Daten über Anwendungen hinweg. Sie ist besonders nützlich für sich wiederholende Aufgaben mit hohem Volumen, die strukturierte Daten betreffen. Im Gegensatz zu BPA arbeitet Robotic Process Automation auf der Schnittstellenebene, ohne dass eine tiefe Systemintegration erforderlich ist. Das bedeutet jedoch auch, dass RPA anfälliger ist: Wenn sich die zugrunde liegende Anwendung ändert, kann der Roboter ausfallen.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Intelligente Prozessautomatisierung kombiniert RPA mit künstlicher Intelligenz und ergänzt Funktionen wie natürliche Sprachverarbeitung, maschinelles Lernen und Entscheidungsfindung. Dadurch kann IPA unstrukturierte Daten verarbeiten, aus Mustern lernen und Beurteilungen vornehmen, zu denen rein regelbasierte Automatisierung nicht in der Lage ist. Sie eignet sich gut für komplexe Prozesse mit hoher Variabilität.

Industrielle Automatisierung und Automatisierung von Fertigungsprozessen

Diese Art der Automatisierung umfasst physische Produktionsumgebungen (Maschinen, Sensoren, Steuerungssysteme und Robotik in der Produktionshalle). Die industrielle Automatisierung konzentriert sich auf Geschwindigkeit, Präzision und Sicherheit in Fertigung und Distribution. Sie arbeitet auf einer anderen Ebene als softwarebasierte Automatisierung, obwohl sich die beiden zunehmend überschneiden, da Fabriken stärker digital vernetzt werden.

Prozessautomatisierung vs. RPA vs. Workflow-Automatisierung

Diese drei Begriffe werden oft synonym verwendet, bedeuten aber unterschiedliche Dinge. Die folgende Tabelle verdeutlicht die wichtigsten Unterschiede.

Wie funktioniert Prozessautomatisierung?

Automatisierung erfolgt nicht in einem Schritt. Die meisten erfolgreichen Implementierungen folgen einer einheitlichen Reihenfolge:

1. Identifizieren Sie die richtigen Prozesse. Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Beginnen Sie mit Aufgaben, die volumenintensiv, regelbasiert und anfällig für menschliche Fehler sind. Vermeiden Sie die Automatisierung von Prozessen, die differenzierte Urteile erfordern oder noch schlecht definiert sind.
2. Bilden Sie den Workflow ab. Dokumentieren Sie, wie der Prozess derzeit funktioniert: jeden Schritt, jeden Entscheidungspunkt, jede Übergabe. Die Prozesskartierung ist hier unerlässlich. Sie können nicht automatisieren, was Sie nicht klar verstanden haben.
3. Definieren Sie die Regeln. Automatisierung basiert auf Logik. Legen Sie genau fest, was jeden Schritt auslösen soll, welche Bedingungen gelten und welche Ausnahmen menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
4. Implementieren Sie die richtigen Tools. Wählen Sie Tools, die zum Prozesstyp passen, und nicht nur die beliebteste Plattform. Die Integration mit bestehenden Systemen ist wichtiger als Funktionslisten.
5. Überwachen und optimieren. Automatisierung ist kein „Einrichten und Vergessen“. Verfolgen Sie die Leistung, erfassen Sie Ausnahmen und verfeinern Sie Regeln, während sich der Prozess weiterentwickelt. Die kontinuierliche Prozessverbesserung sorgt dafür, dass die Automatisierung langfristig Wert liefert.

Vorteile der Prozessautomatisierung

Erhöhte Effizienz: Automatisierte Prozesse laufen schneller und rund um die Uhr. Aufgaben, die Tage dauerten, können in Minuten erledigt werden, ohne zusätzlichen Personalaufwand.

Reduzierte Fehler: Manuelle Dateneingabe und Aufgabenübergaben sind eine Hauptfehlerquelle. Automatisierung nimmt dem Menschen sich wiederholende Schritte ab und senkt die Fehlerquoten drastisch.

Kosteneinsparungen: Schnellere Prozesse, weniger Fehler und geringere Nacharbeitskosten summieren sich. Bei Abläufen mit hohem Volumen können die Einsparungen erheblich sein.

Bessere Compliance: Automatisierte Workflows setzen Regeln konsistent durch, jedes Mal und für jeden Fall. Prüfpfade werden automatisch erzeugt, was die Compliance-Berichterstattung vereinfacht.

Verbessertes Kundenerlebnis: Schnellere Reaktionszeiten, weniger Fehler und konsistente Servicebereitstellung führen direkt zu besseren Kundenergebnissen.

Skalierbarkeit: Automatisierte Prozesse bewältigen Wachstum ohne proportionale Kostensteigerungen. Wenn das Volumen steigt, skaliert das System, ohne dass mehr Personal für die gleichen Aufgaben eingestellt werden muss.

Tools für die Geschäftsprozessautomatisierung

BPA-Plattformen übernehmen die End-to-End-Prozessorchestrierung (einschließlich Genehmigungen, Benachrichtigungen, Formularen und Berichten). Dies ist die richtige Wahl, wenn Sie komplexe, abteilungsübergreifende Workflows verwalten müssen.

RPA-Tools wie UiPath, Automation Anywhere und Blue Prism sind für die volumenintensive, schnittstellenbasierte Aufgabenautomatisierung konzipiert. Sie funktionieren gut neben BPA-Plattformen, ersetzen diese aber nicht.

Low-Code- und No-Code-Tools wie Zapier und Microsoft Power Automate ermöglichen es Anwendern ohne technische Vorkenntnisse, schnell einfache Automatisierungen zu erstellen. Sie sind ein guter Ausgangspunkt für kleinere Workflows, können aber bei komplexen Prozessen über mehrere Systeme hinweg an ihre Grenzen stoßen.

ERP-Systeme enthalten oft integrierte Workflow-Automatisierung für Finanz-, HR- und Lieferkettenprozesse. Sie benötigen jedoch typischerweise eine dedizierte Prozessebene, um die volle Komplexität der abteilungsübergreifenden Arbeit zu verwalten.

Betrachten Sie bei der Bewertung von Lösungen zur Geschäftsprozessautomatisierung nicht nur die Funktionen. Berücksichtigen Sie die Integrationstiefe, die Akzeptanz bei den Anwendern, die Governance-Fähigkeiten und die Gesamtbetriebskosten. Vergleichen Sie führende BPM-Softwareoptionen, um die richtige Lösung für Ihre Organisation zu finden.

Gluu vereint Prozessdokumentation, Rollenklarheit und Aufgabenausführung auf einer einzigen Plattform und erleichtert so die Automatisierung von Arbeit, die bereits gut verstanden und ordnungsgemäß gesteuert wird.

Wie Prozessautomatisierung Prozessexzellenz unterstützt

Automatisierung und Prozessexzellenz sind eng miteinander verbunden, aber nicht dasselbe. Automatisierung ist ein Tool. Prozessexzellenz ist die Disziplin, Arbeit im Laufe der Zeit kontinuierlich zu verbessern.

Standardisierung: Automatisierung erzwingt standardisierte Arbeitsweisen. Wenn ein Prozess automatisiert ist, wird Abweichung zur Ausnahme, nicht zur Norm.

Transparenz: Automatisierte Workflows erstellen eine Echtzeitaufzeichnung des Arbeitsablaufs. Manager können Engpässe, Verzögerungen und Ausnahmen sehen, sobald sie auftreten.

Optimierung: Mit sauberen Daten aus automatisierten Prozessen wird es viel einfacher zu erkennen, was als Nächstes zu verbessern ist. Die Daten zeigen Ihnen, wo die eigentlichen Probleme liegen.

Governance: Die Prozessarchitektur und Governance-Frameworks gewinnen an Durchsetzungskraft, wenn die Automatisierung sie konsistent erzwingt. Regeln werden nicht nur dokumentiert, sondern sind im System verankert.

FAQ: Prozessautomatisierung